Αν είστε επικεφαλής μιας ομάδας, γνωρίζετε από πρώτο χέρι πόσο σημαντικά είναι τα εσωτερικά business meetings για τη συνολική διαχείριση της επιχείρησης (business management) και την αύξηση της ομαδικότητας.
Έχοντας μεγάλη εμπειρία στον κόσμο των επιχειρήσεων και συγκεκριμένα στις απαιτήσεις όσων ηγούνται, λαμβάνουμε πολύ συχνά σχόλια από πελάτες που δεν είναι ικανοποιημένοι με τις ομαδικές συναντήσεις που οργανώνουν.
Γιατί ορισμένα μέλη τείνουν να μονοπωλούν τη συνομιλία, ενώ άλλα δεν φαίνεται να ασχολούνται καθόλου. Τα μέλη της ομάδας, από την πλευρά τους, παραπονιούνται ότι ο ιδιοκτήτης μιλάει πολύ και συνήθως ακούγεται σαν κήρυγμα.
Οι ηγέτες πρέπει να σκεφτούν εάν ακούν βαθιά και ειλικρινά τις ομάδες τους. Συχνά όταν ακούμε, σκεφτόμαστε τον εαυτό μας. Χρησιμοποιούμε τον εγκέφαλό μας για να δημιουργήσουμε γρήγορες απαντήσεις και ισχυρά επιχειρήματα βάσει της δικής μας άποψης και σπάνια είμαστε συμμετοχικοί ακροατές ακούγοντας πραγματικά τι μας λέει ο συνομιλητής μας.
Διαχείριση προσωπικού: 3 λόγοι για τον ιδανικό σχεδιασμό εσωτερικών business meetings
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τον επιμελή σχεδιασμό ομαδικών συναντήσεων.
- Για τη δημιουργία βαθιάς ψυχολογικής ασφάλειας όπου όλοι μπορούν να αισθανθούν συμμετοχή και όπου κανείς δεν απειλείται, κρίνεται ή ντρέπεται.
- Για να διευκολύνουμε τη διορατικότητα και να δημιουργήσουμε αναλαμπές που εμβαθύνουν την κατανόησή μας. Οι αναλαμπές (καινοτόμες, δημιουργικές ιδέες) είναι στιγμές ενέργειας όπου ο εγκέφαλός μας δημιουργεί νέες ενώσεις και συνδέσεις (neuroplasticity). Είναι ισχυρά εργαλεία που μπορούν να οδηγήσουν τα μέλη της ομάδας να έχουν μεγαλύτερη συμμετοχή και εσωτερικό κίνητρο.
- Για να ενθαρρύνουμε τη δράση, έτσι ώστε να εκτελούνται όλες οι καλές ιδέες. Είναι σημαντικό να είμαστε σε κατάσταση ανταμοιβής, ώστε να μοιραζόμαστε τη σκέψη μας.
Business meetings: Πώς να πραγματοποιούνται σωστά
Η ανάπτυξη μιας επιχείρησης είναι άμεσα συνυφασμένη με την παραγωγικότητα και την εύρυθμη λειτουργία της ομάδας. Η αύξηση της ομαδικότητας είναι πολύ σημαντικός παράγοντας που προωθεί την εξέλιξη και θα πρέπει να είναι ένας από τους βασικούς στόχους στη διαχείριση προσωπικού.
Τα εσωτερικά meetings, που αναφέρονται πολλές φορές και ως team meetings, είναι ένα στοιχείο που μπορεί και οφείλει να προάγει την ομαδικότητα. Για να μπορούν όμως να αποδίδουν, πρέπει να ακολουθούνται κάποιες αρχές και κάποιες τακτικές.
Πρέπει αρχικά να έχουν ξεκάθαρο σκοπό και σίγουρα να περιλαμβάνουν τις παρακάτω πτυχές:
- Παράθεση ξεκάθαρου θέματος ή προβλήματος
- Συζήτηση
- Απόφαση
- Συναίνεση και ευθυγράμμιση
Πέρα από αυτά, πρέπει επίσης κάθε manager ομάδας να έχει υπόψιν του τα εξής:
Συμμετοχική ακρόαση
“Ακούστε με την πρόθεση να καταλάβετε, όχι με την πρόθεση να απαντήσετε”.
Stephen Covey
Η συμμετοχική ακρόαση απαιτεί να έχουμε νοοτροπία ανάπτυξης και ένα αυξημένο επίπεδο συγκέντρωσης στο ηγετικό μας στυλ. Ακόμα κι αν αυτό που ακούμε μας δημιουργεί το αίσθημα της απειλής, πρέπει να συνεχίσουμε να ακούμε προσεκτικά και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσουμε τεχνικές για να αντιμετωπίσουμε τα συναισθήματά μας.
Πολύ σημαντικό είναι να ακούμε με εν συναίσθηση, όχι συμπάθεια. Όταν ακούμε με εν συναίσθηση οι νευρώνες στον εγκέφαλό μας ενεργοποιούνται και καθρεφτίζουν αυτό που λέει ο συνομιλητής μας, χωρίς όμως να συμμετέχουμε και συναισθηματικά, όπως θα ήμασταν σε κατάσταση συμπάθειας. Αυτό βοηθά να μην κρίνουμε ή να μεροληπτούμε και να χρησιμοποιήσουμε τον εγκέφαλό μας περισσότερο από την καρδιά μας στην αξιολόγηση των πληροφοριών.
Κύκλος Ακρόασης
“Το πιο σημαντικό πρόβλημα στην επικοινωνία είναι η ψευδαίσθηση ότι έχει συμβεί.”
George Bernard Shaw
Στους κύκλους ακρόασης των business meetings, ο καθένας μπορεί να μιλήσει με σειρά και δεν επιτρέπεται η κριτική, ούτε η διακοπή. Κανείς δεν μπορεί να μιλήσει δύο φορές αν όλοι οι άλλοι δεν έχουν μιλήσει τουλάχιστον μία. Το αίσθημα συμμετοχής ενισχύεται και τα μέλη αρχίζουν να αισθάνονται έντονη ομαδικότητα.
Προτείνεται, ο ηγέτης να ξεκινήσει πρώτος και να χρησιμοποιήσει αυθεντική, απλή και ειλικρινή επιχειρηματολογία για να δείξει προσιτός. Αυτό θα βοηθήσει και τους υπόλοιπους να μειώσουν το επίπεδο άγχους που μπορεί να αισθάνονται.
Ένας κύκλος ακρόασης είναι πετυχημένος όταν τα μέλη της αισθάνονται ασφαλείς και μοιράζονται τις εμπειρίες και τις σκέψεις τους με άνεση. Οι ηγέτες δίνουν προτεραιότητα στην ακρόαση και τη μάθηση αντί να μιλούν και να λαμβάνουν ευγενικά οποιαδήποτε δύσκολη αξιολόγηση. Όταν οι συμμετέχοντες φεύγουν από τη συνεδρία αισθάνονται ότι έχουν ακουστεί. Οι ηγέτες μοιράζονται το μελλοντικό πλάνο βάσει του οποίου θα εκτελεστούν οι ιδέες και σκέψεις της συνάντησης.
Ένας χαρισματικός ηγέτης εφαρμόζει όλα τα παραπάνω χωρίς να του είναι δύσκολο. Οι τακτικές με τον καιρό γίνονται πηγαίες, διατηρώντας πάντα το ηγετικό του στυλ και κατανοώντας τις διαφορετικές επαγγελματικές προσωπικότητες και διοργανώνοντας εν τέλει παραγωγικά business meetings αβίαστα.
Αν θέλετε κι εσείς να αναπτύξετε τις δεξιότητές σας ως manager, να κατανοήσετε τις ικανότητές σας και να αναπτύξετε το ηγετικό σας προφίλ και συμπεριφορά, ξεκινήστε κάνοντας το Ψυχομετρικό Τεστ Quintax® ή κλείστε μια δωρεάν συμβουλευτική με την Jennie Kamaradou, εργασιακή ψυχολόγο και σύμβουλο επιχειρήσεων.
Για οποιαδήποτε άλλη απορία, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσα από την ιστοσελίδα www.jenniekamaradou.com.